Подскажите как написать письмо грамотно, правильно и что должно в него входить в организацию эксплуатирующую линию электропередач,что бы получить письменное разрешения организации для работы вблизи ЛЭП

обратитесь в РЭС .Вам подскажут .

ЛЭП - какое напряжение ?

ЛЭП 6 кВ

Просим Вас разрешить проведение работ по _____________________________ с использованием строительной техники (экскаваторов, погрузчиков, бульдозеров, автокранов) в охранной зоне ВЛЭП-6кВ «НАЗВАНИЕ ЛИНИИ» в районе опор №27-30 по адресу: ________________________.
Ориентировочные сроки проведения работ: с 14 марта по 17 марта 2017 г.
Список персонала и техники, планируемой к использованию при производстве работ, прилагается.

Ответственный за безопасное проведение работ - _________________
Наблюдающий -
Машинисты -

S-cream,спасибо !

Наблюдающий здесь не лишний? Он же должен назначаться из персонала, эксплуатирующего ЛЭП.

По идее да, наблюдающий должен быть от эксплуатирующей.
Но, когда у меня работало сразу пять бригад вдоль ЛЭП-35, мы, по согласованию с РЭСом ставили своих наблюдающих, проинструктированных дополнительно в РЭСе.
А так - я просто копирнул из своего письма.

Неплохо бы упомянуть требуется ли снятие напряжения, и вывод АПВ.

Не то, чтобы упомянуть про снятие напряжения; это- ключевой фактор.

Есть большая разница где работать. Вблизи линии или в охранней зоне. Понятие "вблизи" достаточно растяжимое. В Вашем случае охраной зоной будет 10 метров от крайнего (ближайшего) провода. Все, что дальше согласовывать не требуется.
НО следует учесть, что при работе машин и механизмов они не должны пересекать эти 10 метров в процессе работы, т.е не нарушать охранную зону.
Будет лучше, если Вы позвоните сначала в организацию эксплуатирующую данную линию, пообщаетесь и узнаете нужно ли писать письмо или нет, и в какой форме.

У ТС как то не совсем четко сформулировано. . Работа в охранной зоне, может быть связана с опасным приближением (тогда нужно отключение ВЛ) и с возможным падением, чего либо, ну и просто от случайного касания. Погрузка, разгрузка проезд крупногабаритной техники и т.п. Нужно указать в письме, что конкретно делается. Конечно лучше предварительно по телефону переговорить с сетевой, согласовать сроки проведения работ,а потом написать письмо.

40 метров от ВЛ можно без наряда

Не поделитесь информацией, откуда 40 м взялись? В километре тоже можно без наряда.